O PDCA é uma ferramenta muito
eficaz e muito bem estruturada que é um importantíssimo aliado na hora de se
tomar uma decisão dentro de qualquer organização. A sigla vem do inglês e
significam respectivamente:
·
P de Plan – Planejar
– estabelecer os objetivos e processos necessários para fornecer resultados de
acordo com os requisitos e políticas pré-determinados.
·
D de Do – Fazer,
executar – implementar as ações necessárias.
·
C de Check – Checar,
verificar – monitorar e medir os processos e produtos em relação às políticas,
aos objetivos e aos requisitos estabelecidos e relatar os resultados.
·
A de Act – Agir –
executar ações para promover continuamente a melhoria dos processos.
Após conhecer o significado real das siglas vamos explanar melhor item a
item:
- Planejamento: o planejamento surge da analise dos processos e
atividades praticadas dentro da empresa, onde está analise é composta por
diversos processos evolutivos para se montar o produto final:
·
Levantamento de fatos;
·
Levantamento de dados;
·
Elaboração do fluxo do processo
·
Identificação
dos itens de controle
·
Elaboração de
uma análise de causa e efeito
·
Colocação dos
dados sobre os itens de controle
·
Análise dos
dados
·
Estabelecimento
dos objetivos.
A partir deste ponto vamos elaborar
procedimentos que irão garantir que todos os processos estipulados serão
executados de forma eficiente e eficaz.
- Executar: Nesta
fase, colocam-se em prática o que os procedimentos determinam, mas para atingir
sucesso, é preciso que as pessoas envolvidas sejam competentes. O treinamento vai habilitá-las a executar as
atividades com eficácia.
No contexto da melhoria da qualidade do atendimento, esses treinamentos
podem acontecer em sessões grupais (na implantação ou reciclagem de um procedimento, por
exemplo) ou no próprio posto de trabalho, ou seja, no local onde a atividade ou
tarefa acontece.
- Checar: É nesta fase que se verifica se os procedimentos foram
claramente entendidos, se estão sendo corretamente executados e se a
demonstração foi abstraída. Esta
verificação deve ser contínua e pode ser efetuada tanto através de sua observação,
quanto através do monitoramento dos índices de qualidade e produtividade. As auditorias internas de qualidade também
são uma excelente ferramenta de verificação.
- Agir: Se durante
a checagem ou verificação for encontrada alguma anormalidade, este será o
momento de agir corretivamente, atacando as causas que impediram que o
procedimento fosse executado conforme planejado. Assim que elas forem localizadas, as
contramedidas deverão ser adotadas, isto é, as ações que vão evitar que o erro
ocorra novamente. Em alguns casos, essas
medidas podem virar normas, novos procedimentos, padrões, etc.
O ciclo PDCA é uma ferramenta que deve estar rodando continuamente e não
pode se deixar uma das etapas de lado, pois todo o ciclo pode ser prejudicado e
o que foi planejado no inicio pode ter sido deixado de lado. Portanto ao se
implantar esse método cuidado com as etapas e evite os seguintes erros:
·
Fazer sem planejar;
·
Definir as
metas e não definir os métodos para atingi-las;
·
Definir metas e
não preparar o pessoal para executá-las;
·
Fazer e não
checar;
·
Planejar,
fazer, checar e não agir corretivamente, quando necessário;
·
Parar após uma
volta.
O administrador que quer obter
o melhor no seu ambiente de trabalho sempre irá utilizar as ferramentas que
possui a sua disposição para alcançar os resultados desejados. Não basta saber
que existe, tem que se saber utilizar o que se tem nas mãos é essencial, o que
realmente vai diferenciar o sucesso do fracasso é capacidade de aplicação das
ferramentas na pratica.
O PDCA é uma ferramenta que todo e qualquer administrador pode ter em
suas mãos, infelizmente não dá pra dizer todos os lideres estão capacitados a
utilizá-lo, mas estamos vendo uma grande mudança no cenário econômico nacional
onde essa nova geração está cada vez mais adquirindo conhecimento e se
capacitando tornando em um todo o mercado cada vez mais competitivo.
